SISTEMA DE INFORMACION GERENCIAL

Los ultimos años se han caracterizado por un substancial crecimiento en la instalacion de sistemas de informacion diseñados para el manejo integral de los recursos corporativos, mas conocidos como enterprise resource planning softwere. Buena parte de este crecimiento se debe a la existencia cada vez mayor de ofertas de este tipo de aplicaciones dejando claro que es relativamente mas economico implementar aplicaciones como SAP, Oracle y otras, que desarrollar los cambios pertinentes en las aplicaciones actuales. Esta economia es en su mayoria en tiempo de implementacion, y en algunos casos en costo.

Dado que en la invercion economica es alta, se ha vendido tambien su utilizacion como la posibilidad, por fin de tener un sistema de informacion gerencial. En nuestra definicion, un sistema de informacion gerencial debe permitir a la gerencia la toma de decisiones basada en informacion oportuna y veraz. Sin embargo, mientras los ERP estan diseñados para el manejo de informacion, la informacion gerencial requiere otro tipo de manejo de la informacion, mas estadistico, detendencias, comparaciones y analisis, procesos para los cuales los ERP no estan diseñados.

Esta la razon fundamental por la cual un siste4ma de informacion gerencial normalmente no esta incluido dentro de las grandes aplicaciones de ERP. Un sistema optimizado para el manejo diario de grandes volumenes de informacion transaccional como la factoracion, la explosion de materiales, los abonos a la cartera, o la contabilizacion del movimiento de la empresa, no se puede sobrecargar con el proceso de informacion historica y comparativa de resultados.

Para la implementacion del sistema de informacion gerencial es importante hacer claridad que la informacion opotuna no implica tener la ultima factura o el ultimo pago registrado en este sistema. La informacion gerencial se produce con base en movimientos historicos, tendencias, y analisis sobre proyecciones. Es muy poco lo que la factura de hace tres minutos puede afectar este analisis. Normalmente se define como periodo apropiado de oportunidad, el movimiento del dia anterior. Es decir, a las 8 de la mañana de hoy debo tener la informacion con movimiento hasta las 8 de la noche de ayer. Es importante entonces que los procesos transnacionales se incluyan unos procesos posteriores de resumen o clasificacion en otras bases de datos distintas a las diarias para poderlas utilizar en el proceso de analisis sin entorpecer la operacion.

Por otro lado, la informacion transacional no es suficiente. Se requieren de indicadores que normalmente tiene componentes externos a la compañia, como la tasa de cambio del dolar, o la tasa de interes bancario, e informacion que se produce en otros sistemas, como el presupuesto de operacion.

Hoy en dia existe la tecnologia que permite el establecimiento de sistemas de informacion gerencial en la profundidad y complejidad que se quiera. Conozco de empresas que presentan a su gerente, seis a ocho semaforos con indicadores de verde, amarillo y rojo dependiendo del resultado del dia anterior del indicador definido. Se tiene la posibilidad de irse hasta el detalle en cualquiera de estos semaforos, para determinar las cauas de su estado, y asi poder tomar decisionesa que permite corregir o aprovechar la situacion.

La definicion de un sistema de informacion gerencial se fundamenta en el establecimiento de los indicadores de gestion, numeros que permitan medir como avanza la compañia hacia las metas establecidas. No tiene sentido establecer un SIG en empresas que no manejan objetivos claramente definidos y difundidos. la mayor dificultad es el establecimiento de estos indicadores.

Se espera que la informacion transaccional que se procesa en los ERP produzca la informacion requerida de estas transaciones en el sistema de informacion gerencial. Por esta razon es imperante que las definiciones que se hacen a nivel de codificacion en las ERP tenga presente que se requiera clasificaciones, en multiples formas aun no definidas, para el SIG. Una definicion equvocadas de estas codificaciones, en aras de la celeridad para su implementacion, puede definir la imposibilidad de establecer un SIG que realmente cumpla con el objetivo de presentar la informacion requerida para tomar desiciones.